Voici les étapes essentielles à suivre :

La planification en amont

Il n’y a plus de temps à perdre : commencez vos démarches maintenant, car les restaurants sont très sollicités pour ces dates.  Déterminez précisément le nombre de convives pour chaque soirée. Fixez votre budget par personne, en tenant compte du fait que les menus du réveillon et du jour de l'an sont souvent à prix fixe et plus élevés qu'en temps normal.

La recherche du restaurant

Privilégiez les établissements habitués aux groupes. Vérifiez leurs avis, particulièrement ceux concernant les précédents réveillons. Assurez-vous qu'ils proposent bien un service ces jours-là (certains restaurants sont fermés le 1er janvier).

La prise de contact

Appelez le restaurant pendant les heures creuses (14h-17h). Présentez-vous comme organisateur de groupe. Demandez à parler au responsable des réservations ou au maître d'hôtel. Mentionnez immédiatement qu'il s'agit d’une réservation pour la Saint Sylvestre ou le Nouvel An.

Les points à éclaircir lors du premier contact

Evoquez les points suivants :

·        Le menu spécial proposé et son prix

·        Les options végétariennes ou régimes spéciaux

·        Les conditions d'acompte et d'annulation

·        Les horaires d'arrivée imposés

·        Les animations éventuelles (musique, danse)

·        La disposition des tables possible pour votre groupe

·        La durée du service

Les aspects contractuels

Demandez une confirmation écrite de la réservation. Lisez attentivement les conditions d'annulation. Vérifiez les modalités de paiement de l'acompte. Enfin, conservez/sauvegardez/enregistrez tous les échanges écrits.

La gestion du groupe

Collectez les acomptes auprès des participants avant de verser la somme au restaurant. Faites circuler le menu à l'avance pour gérer les goûts/envies/allergies de chacun. Prévoyez une liste des régimes spéciaux. Organisez le transport retour (services de taxi, chauffeur désigné)

Conseils supplémentaires

Optez si possible pour une réservation tôt dans la soirée du 31 (19h-19h30) pour profiter pleinement de la soirée. Pour le 1er janvier, privilégiez le déjeuner qui est souvent plus facile à organiser. Prévoyez un plan B en cas d'annulation de dernière minute. Demandez si le restaurant accepte que vous apportiez une décoration de table personnalisée